Så håller du ett lyckat digitalt möte

I samband med större översättningsprojekt där samma information behöver nå ut till många inblandade, är det digitala mötet ett perfekt forum, både för förberedande planering och under produktionsfasen. För behovet av att kommunicera kommer förstås alltid att finnas kvar, trots de märkliga tider som råder nu. Kanske nu mer än någonsin, till och med. Och när det fysiska mötet inte längre kan eller bör äga rum på samma sätt som tidigare, behöver vi hitta nya sätt att lösa våra kommunikationsbehov på. Som tur är finns det en mängd tekniska hjälpmedel till hands.

De digitala mötena har ökat kraftigt de senaste fem åren. Men mötesformen som redan tidigare var det självklara valet för den som vill tänka klimatsmart och tidseffektivt, blev plötsligt helt oumbärlig för de flesta verksamheter när coronapandemin slog till över världen. Vad ska man då tänka på för att videomötet ska bli så lyckat som möjligt? Comactiva listar några goda råd här – och önskar er lycka till med era digitala möten!


Spara tid med kortare möten

Ett videomöte kan vara mer tidseffektivt än ett fysiskt möte, eftersom det ställer stora krav på punktlighet och fokus hos mötesdeltagarna. Håll gärna flera kortare möten än färre och längre. Fokusera på en eller max ett par frågor varje gång, så kan deltagarna lättare följa med och behålla fokus under mötet.

Var tydlig och påläst

När du håller i ett virtuellt möte ställer det oftast högre krav på att dialogen är tydlig. Kallprat om väder och vind eller vad katten hittade på igår brukar inte passa så bra här. Tydlighet kan innebära att du stärker det du talar om med en presentation och håller dig till de punkter som finns i presentationen. Det kan också betyda att deltagarna behöver förbereda sig inför mötet på ett annat sätt. Som mötesdeltagare kan du absolut inte utgå från att någon kommer att ge dig bakgrunden om varje punkt om du inte själv ser till att vara påläst.

Ge varandra utrymme

Låt alla deltagare ta plats i mötet och ge dem möjlighet att göra sig hörda, men upprätthåll en struktur i mötet. Du kan till exempel låta talarordningen framgå på bilderna i en eventuell presentation. På så sätt får du deltagarna att känna sig bekvämare under mötet och de kan hänga med och behålla fokus bättre.

Roll camera!

Det är en stor fördel om deltagarna kan se varandra under mötet. Dels kan vi vara lite törstande efter social kontakt i dessa tider, men det bidrar också till känslan av delaktighet och att alla har sin plats i mötet. Stäng gärna av mikrofonen när du inte pratar, så slipper de andra höra ditt barn gnälla i bakgrunden eller någons eviga hamrande på tangentbordet.

På A svarar vi ja och på B vet vi inte

Webbkameran i all ära, men eftersom det är svårare att läsa av kroppsspråk under digitala möten kan det vara bra att be deltagarna att svara tydligt på frågor. Alla vill undvika en utdragen monolog (vilket det lätt kan bli om deltagarna inte tar eller kan ta plats) och därför är det bra att med jämna mellanrum ta kortare pauser för att stämma av att alla hänger med och ge möjlighet att ställa och svara på frågor.

Efter mötet

Efter mötet är det bra att skicka ut en sammanställning till samtliga deltagare över vad som togs upp och beslutades under mötet. På så sätt minskar risken för eventuella missförstånd och alla får svart på vitt vad som har avtalats. Därefter är det bara att fortsätta att slipa på tekniken och kanske undersöka vilka ytterligare möjligheter som tekniken erbjuder för att utveckla era digitala möten och göra dem ännu trevligare och effektivare i framtiden!